Beschikbaarheid van personeel bijhouden: zo doe je dat
Bijgewerkt op
Een goed rooster begint bij weten wie wanneer kan. Toch komt beschikbaarheid in veel zaken binnen via WhatsApp, briefjes in de keuken en mondelinge afspraken. Zo zet je dat om in een systeem dat werkt.
Standaardbeschikbaarheid plus uitzonderingen
Vraag iedereen één keer om een standaardbeschikbaarheid per weekdag ("maandag en dinsdag niet, de rest wel"). Daarna geven medewerkers alleen nog uitzonderingen door. Dat scheelt iedereen werk en je hebt altijd een uitgangspunt.
Kan, liever en niet
Werk met meer dan ja of nee. Met kan, liever en niet weet je niet alleen wie je kunt inzetten, maar ook wie extra uren wil. Zo verdeel je diensten eerlijker en houd je je team tevreden.
Een vaste deadline
Spreek een vaste deadline af die past bij je publicatiemoment. De cao Horeca vraagt dat het rooster drie weken vooruit bekend is, dus verzamel beschikbaarheid bijvoorbeeld elke maandag voor de week die over vier weken begint. Wie niets doorgeeft, wordt ingeroosterd op basis van zijn standaardbeschikbaarheid. Dat is duidelijk en eerlijk.
Verlof apart regelen
Beschikbaarheid ("ik kan dinsdag niet") is iets anders dan verlof ("ik ben drie weken op vakantie"). Laat verlof aanvragen via een aparte aanvraag die jij goedkeurt. Zie verlof en vakantie plannen.
Beschikbaarheid in Gedekt
Medewerkers geven in de app met één tik "kan" en met twee tikken "liever" door. De roostermotor gebruikt dat direct bij het automatisch vullen van het rooster. Bekijk de app voor je team.
Veelgestelde vragen
Hoe ver van tevoren moeten medewerkers hun beschikbaarheid doorgeven?
Dat bepaal je zelf. Een vaste deadline van een week voordat het rooster wordt gemaakt werkt in de praktijk goed.
Wat als een medewerker zijn beschikbaarheid niet doorgeeft?
Rooster in op basis van de standaardbeschikbaarheid. Spreek dit vooraf af, zodat het voor iedereen duidelijk is.
Deze gids is bedoeld als algemene informatie en is geen juridisch advies. Regels kunnen veranderen en je cao kan afwijkende afspraken bevatten.